Ochrona danych osobowych

Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych

Działając na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i  Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. RODO, Polwax S.A. informuje, że:

1. Administrator danych:
Administratorem danych osobowych jest POLWAX S.A. z siedzibą w Jaśle, ul. 3 Maja 101, 38-200.
2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych:
KANDYDACI DO PRACY

Dane osobowe są przetwarzane:

– w celu zawarcia umowy o pracę lub na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy o pracę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

– na podstawie zgody kandydata do pracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO, która może obejmować także przetwarzanie danych osobowych na potrzeby następnych procesów rekrutacyjnych.

Zakres przetwarzanych danych ogranicza się do informacji, których obowiązek podania wynika z przepisów prawa pracy, niezbędnych do zawarcia umowy (imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), a także podanych dobrowolnie przez kandydata do pracy (np. wizerunek- zdjęcie, inne dane kontaktowe).

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji do pracy u Administratora.

W zakresie, w którym podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne.

Dane osobowe są przetwarzane w trakcie procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu tak długo jak nie zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, nie dłużej jednak niż przez okres jednego roku.

Każdemu kandydatowi do pracy przysługuje:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl/p/kontakt w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, kandydatowi do pracy przysługuje prawo do jej cofnięcia, co jednak nie wpływa na ważność czynności dokonanych na podstawie zgody w okresie między jej udzieleniem a cofnięciem.

Kandydatowi do pracy nie przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych nie stanowi art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.

GOŚCIE

Zakres danych osobowych obejmuje dane niezbędne do identyfikacji, dane zarejestrowane przez monitoring oraz dane pojazdu (dane opcjonalne).

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 litera f RODO wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zapewnienia poufności informacji, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora.

Podanie danych jest niezbędne – ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości identyfikacji, co za tym idzie wstępu na teren Spółki.

W związku z tym, konieczne jest okazanie dowodu osobistego w celu wystawienia przepustki – dowód osobisty nie będzie jednak kserowany, skanowany ani fotografowany.

Dane osobowe przetwarzane są tak długo jak wymagają tego przepisy prawa dotyczące zapewniania bezpieczeństwa osób i ochrony mienia w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane zarejestrowane przez monitoring wizyjny są przechowywane przez okres nieprzekraczający 14 dni.

Każdej osobie przysługuje:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl/p/kontakt w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku, gdy podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie art. 21 RODO przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Nie przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

Nagrań z monitoringu wizyjnego nie można poprawiać ze względów technicznych oraz nie podlegają prawu do uzyskania kopii, gdy mogłoby to naruszać prawa i wolności innych osób, które mogą znaleźć się na nagraniu.

KLIENCI i KONTRAHENCI

Zakres danych osobowych obejmuje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane zawarte w publicznie dostępnych rejestrach i źródłach lub podane przez Klienta/Kontrahenta, w tym dane osób uprawnionych do reprezentacji oraz dane pełnomocników oraz dane osób wskazanych do kontaktu.

Dane osobowe są przetwarzane, w zależności od podstawy prawnej łączącej Strony w celu:

• zawarcia umowy bądź wykonania jej zapisów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą, w szczególności przygotowania oferty na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacji obowiązku prawnego w zakresie obowiązków podatkowych, rachunkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na marketingu własnych towarów, prowadzeniu korespondencji lub udzielaniu odpowiedzi na zapytania zadane przy użyciu danych kontaktowych Administratora oraz na prowadzeniu działań windykacyjnych i rozpatrywania reklamacji w razie takiej konieczności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku zawarcia umowy z przedsiębiorcą lub instytucją, Administrator będzie przetwarzał dane osobowe osób uprawnionych do ich reprezentacji oraz osób wskazanych do kontaktu wyłączenie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umów oraz prowadzeniem ewentualnych działań reklamacyjnych i windykacyjnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku dane osobowe obejmują dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, zajmowane stanowisko oraz inne dane dostępne w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub podane przez spółkę lub instytucję w celu zawarcia i wykonania umowy.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas obowiązywania umowy, a nadto:

• do momentu przedawnienia roszczeń zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
•  w zakresie dokumentacji księgowo – podatkowej – przez okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła;
• uznania przez Administratora za zasadny wniesionego sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.

Każdej osobie przysługuje:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie umowy;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl/p/kontakt w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów klientowi/kontrahentowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

KONTAKT/KORESPONDENCJA

Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane przy użyciu formularza kontaktowego lub poczty, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane przy użyciu formularza kontaktowego lub poczty.

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez czas niezbędny do przedawnienia roszczeń.

Każdej osobie przysługuje:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie umowy;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl/p/kontakt w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów nadawcy lub adresatowi korespondencji przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

AKCJONARIUSZE

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych akcjonariuszy lub pełnomocników akcjonariuszy: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe oraz wizerunek.

Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników mogą być przetwarzane w następujących celach:

1) organizacji Walnego Zgromadzenia i umożliwienia wykonywania na nim prawa głosu przez uprawnione osoby na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO,

2) wykonywania praw i obowiązków Akcjonariusza, w szczególności prawa do dywidendy oraz w celu wykonania dyspozycji wypłaty dywidendy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników mogą być udostępniane przez Administratora:

1) innym akcjonariuszom w przypadku, gdy dotyczą akcjonariuszy Administratora na podstawie art. 407 § 1 i § 11 Kodeksu spółek handlowych,

2) Komisji Nadzoru Finansowego („KNF”), na podstawie art. 70 pkt 2 ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych,

3) Krajowemu Depozytowi Papierów Wartościowych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres posiadania przez Panią/Pana statusu akcjonariusza Polwax S.A., z tym zastrzeżeniem, że dane zawarte w protokołach Walnego Zgromadzenia i w dokumentach załączanych do protokołów (art. 421 § 2 i 3 Kodeksu Spółek Handlowych) będą przechowywane do czasu zakończenia działalności Polwax S.A.

Każdemu akcjonariuszowi lub pełnomocnikowi przysługuje:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie umowy;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl/p/kontakt w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO.

Dane osobowe akcjonariusza lub pełnomocnika mogą pochodzić:

1) z systemu Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. w przypadku, gdy dotyczą akcjonariusza Administratora,

2) od mocodawcy w przypadku udzielonego pełnomocnictwa, gdy dotyczą pełnomocnika akcjonariusza.

Podanie przez akcjonariusza lub pełnomocnika danych osobowych jest konieczne w celu określonym powyżej, dla sporządzenia oraz przekazania do KNF ewentualnie innemu akcjonariuszowi listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz weryfikacji uprawnienia do udziału w Walnym Zgromadzeniu.

PEŁNOMOCNICY

Zakres danych osobowych obejmuje imię, nazwisko, serie i numer dowodu osobistego, datę jego ważności oraz adres do korespondencji. Inne dane osobowe mogą być przetwarzane w sytuacji, gdy wymaga tego udzielenie pełnomocnictwa.

Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielenia pełnomocnictwa, jego zmiany lub odwołania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa spółce prawa handlowego, Administrator będzie dodatkowo przetwarzał dane osobowe osób uprawnionych do ich reprezentacji oraz osób wskazanych do kontaktu wyłączenie w celach związanych z udzieleniem, zmianą lub odwołaniem pełnomocnictwa, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku dane osobowe obejmują dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, zajmowane stanowisko oraz inne dane dostępne w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub podane przez spółkę lub instytucję w celu zawarcia i wykonania umowy.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do udzielenie pełnomocnictwa, a także podejmowania określonych działań po jego udzieleniu.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres posiadania przez Pani/Pana mocodawcy statusu akcjonariusza Polwax S.A., z tym zastrzeżeniem, że dane zawarte w protokołach Walnego Zgromadzenia i w dokumentach załączanych do protokołów (art. 421 § 2 i 3 Kodeksu Spółek Handlowych) będą przechowywane do czasu zakończenia działalności Polwax S.A.

Każdej osobie przysługuje:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;
• na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
• na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie umowy;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, https://uodo.gov.pl/p/kontakt w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów klientowi/kontrahentowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

3. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy:
Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
4. Profilowanie:
Dane osobowe nie są wykorzystywane w procesach zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w szczególności profilowania.
5. Odbiorcy danych osobowych:
Dane osobowe mogą być udostępniane organom państwowym w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem w ramach obowiązującego prawa.W pozostałym zakresie dostęp do danych osobowych mają także przeszkoleni i upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Administratora, w tym także podmioty świadczące usługi z zakresu ochrony osób i mienia, prawne, doradcze, informatyczne, księgowe, kurierskie lub pocztowe, audytorskie, programistyczne, ubezpieczeniowe.
6. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
W razie pytań lub uwag w zakresie przetwarzania danych osobowych, w szczególności w celu skorzystania z przysługujących praw, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Panem Tomaszem Cyganem, e-mail: inspektorod@polwax.pl, tel. 694 429 337 lub listownie na adres Administratora.

Administrator danych osobowych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem zgodnie z obowiązującymi przepisami.